1. Hvad bør signaturen indeholde?
- Fulde navn + titel
- Firmanavn (gerne som link til hjemmesiden)
- Direkte telefonnummer
- Adresse hvis I tager imod kunder
- Eventuelt et lille logo (max ~120 px højt)
2. Hvad bør den IKKE indeholde?
- Lange juridiske disclaimers (få læser dem alligevel)
- Citater eller motivationstekster
- Tunge billeder eller animerede GIF's
- 5 forskellige sociale medier (vælg max 2)
3. Opret signaturen i Outlook (Windows)
- Filer → Indstillinger → Mail → Signaturer…
- Klik 'Ny' → giv den et navn (fx 'Standard')
- Skriv signaturen — brug Calibri/Aptos 11-12 pt, hold farvepaletten enkel
- Vælg hvilken signatur der bruges til nye mails / svar
4. Outlook på web
Indstillinger (tandhjul) → Mail → Skriv og svar. Bemærk: signaturen på web og desktop er separate — opret begge steder.
5. Signatur på mobil
Outlook-appen på iPhone/Android: Indstillinger → Signatur. Mange laver en kortere version her, fx blot navn og telefonnummer.
6. Central signatur for hele firmaet (admin-trick)
I Exchange Admin Center kan IT-administratoren sætte en organisations-bred signatur via en mail flow rule. Så er alle medarbejderes signaturer ens, opdateres centralt og kan ikke fjernes af brugerne selv.